父母連で利用しているアンケートの作成マニュアル(Google Forms)

父母連は、市の子育て支援課が翌年度学童を含む子育て関連の予算を策定する際に、当事者である学童保護者の声を伝えるべく、「要求書」を作成しています。

要求書は、オンラインアンケート等の方法を使って集めた保護者の声を元に作成しています。この記事ではオンラインアンケートの作成方法をご紹介します。

オンラインアンケートはGoogle Formsを使用

小平父母連のオンラインアンケートは2019年以降、Google Forms(グーグルフォーム)を使っています。広く普及しているアンケートフォームで、無料で利用できて、誰もが回答できる使い勝手の良さが理由です。

Google Formsの始め方

まず、アンケートフォームを作る人が「Googleアカウント」を作成します。Gmailを使っていたりAndroidスマホを持っている人であれば必ず持っているはずです。持っていない方はこの機会に作っておくことをお勧めします。

アカウントにログインして、以下のサイトにアクセスします。

https://docs.google.com/forms

右下に「＋」ボタンがあるので、ボタンを押すと、アンケートフォームの作成画面が開きます。

続いて大まかなアンケートフォーム作成の手順を説明します。なお、Google Formsは常に改善が行われていて、見た目や操作が若干変わる可能性があります。

Google Formsを使ったアンケートの作成手順

順番にアンケートの作成手順を書いていきます。なお、この情報は多少のITスキルがある人であれば、触りながら慣れるものなので、あまり熱心に読まなくても大丈夫です。

まず、アンケートのタイトルをつけます

アンケートには名前をつけましょう。自分の管理画面で見分けやすくなりますし、回答するひとが混乱しづらくなります。

良い例：小平父母連：小平市への2022年要望書作成アンケート

これは、誰が何のために、いつ行っているアンケートかわかりやすいです。

悪い例①：父母連アンケート

これですと、何のためのアンケートか読んだだけで判別がしづらいです。

アンケートの説明をフォームの説明欄に書きます

アンケートの主催者や、回答に当たっての注意事項を記載しましょう。
・アンケートに不明点があった時の連絡先
・回答は1人1回なのか、1世帯1回なのか
・回答は記名式なのか匿名性なのか
・アンケート結果は誰がどこに使うのか
といった内容を記載すると良いです。

アンケートの質問を作っていきます

アンケートはひたすら「質問」を作っていきます。

まず質問を入力します。
その下に選択肢を入力します。質問形式を右側から選んでください。（ラジオボタンが一般的です）

「オプション1」と書いてあるところが選択肢を書くところです。もし必須回答をして欲しい場合は右下の「必須」をONにしましょう。

質問が複雑すぎる場合（例えば、詳細はホームページや別の場所に書いてある場合）は、メニューボタンから「説明」を選んでください。設問の下にその設問の説明を記載できます。

一つ質問を作成し終わったら、右上の「＋」ボタンを押して次の設問を追加してください。回答選択肢が同じ質問の場合、そのしたの「コピー」ボタンを押すと効率良く問題を増やせます。

アンケートの見栄えをチェックします

質問を作成する管理画面と、回答を入力する画面は若干違います。独りよがりな入力欄になっていないか、客観的にチェックしましょう。

画面右上の目玉マークをクリックすると「プレビュー」画面が表示されます。見栄えをチェックしましょう。

 

設問を全て作成したら、アンケートを「公開」します

全ての質問を作成したらアンケートを入力する準備ができましたね。公開しましょう。Google Formsではこれを「送信」と呼びます。「送信」といっても、アンケートがどこかに送られるわけではありません。

「送信」ボタンを押すと、メールアドレスを入力する欄が表示されます。メールアドレスを入力して「送るボタン（飛行機マーク）」を押すと、その人にメールでアンケートが送られます。ただし、あまりこれを使うことはありません。

保護者会でよく使うのはこの「リンク」です。（鎖のマーク）

アンケート（回答画面）のURLが表示されます。

このURLをブログやLINEで送ってください。

「URLを短縮」にチェックを入れるとURLが少し短くなります。

世の中にある二次元バーコード(QRコード)を生成するツールにこのURLの貼り付けると、「スマホカメラで読み取るとアンケート画面が開くよ」と言うことができます。印刷物に掲載する場合はこれが良いでしょう。

アンケートの集計方法

アンケートを作ったら、皆さんに入力してもらいましょう。そのあとは「集計」です。紙でやっていた時は全員のアンケートを回収してパソコンに入力して…とやっていた行為が、Google Formsを使うと一瞬で終わります。

入力が始まると、アンケートを作った人のアンケート作成画面に「回答(n)」と言う項目が出てきます。

ここを選ぶと、アンケートの回答結果がいい具合のグラフで表示されます。

集計はいつでも見られます。途中経過を見ながらドキドキしてもいいでしょう。また、集計を終わらせたい場合は「回答を受付中」と言うチェックをoffにしましょう。

場合によってはスクリーンショットを撮ってそのまま報告書に使えます。

ただ、しっかりと分析をしたい場合は、画面右上の緑色のアイコンをクリックすると、回答結果をGoogleスプレッドシートで開くことができます。

また、メニューボタンから「回答をダウンロード(.csv)」することもできるので、Excelが好きな人はここから活用しましょう。

 

応用編：質問形式はどれを選択すれば良い？

これは、アンケート作成のテクニックなので、気にしない方は読み飛ばして問題ありません。

アンケートを作成するときに「チェックボックス」や「ラジオボタン」の使い方で迷うことがあるでしょう。大体次の理解をしておくと良いです。

• ラジオボタン　→ 「はい・いいえ」などの必須回答に使いやすい。
• チェックボックス　→ 「賛成します」といった意思表示に使いやすい。
• プルダウン　→ ラジオボタンに似ているが、回答数が多い場合にお勧め。（例：所属学校を選んでください)
• 記述式　→ 名前など、一行で回答できる場合に使う
• 段落　→ 意見を自由記述してもらう場合に使う

 

また、選択式(ラジオボタン・チェックボックス・プルダウン）が多いと集計が簡単になる反面で、自由な意見を聞けなくなります。
記述式・段落を使うと、集計がとても大変になるので、使い所は工夫しましょう。この辺りは、専門的な情報がインターネット上に沢山あるので、ご自身で調べてください。

応用編：アンケートを分岐させたい

Google Formsではアンケートを「分岐」させることができます。
これは
・最初の質問で「はい」を選んだら追加で3つ質問を回答してもらう
・2つ目の質問が「いいえ」だったら直ちにアンケートは終了する

という具合に、回答結果に応じてアンケートの内容を変えることができる機能です。

回答に「セクション」を追加します。セクションというのは、アンケートの小分類のようなものです。

回答結果に応じてどのセクションに移動するかを指定することができます。

ただ、あまり凝ったアンケートフォームにすると、回答する側が混乱をしたり、一緒に検討をしているメンバーが理解できなかったりすることがあるので、よっぽどのことがない限り、使う必要はないでしょう。詳しく知りたい方は自分で調べてみてください。

（2019年は学校ごとに設問を変えましたが、集計が大変になったので、あまりいい方法ではなかったと思っています）

Google Formsの弱点

Google Formsのアンケートで使いづらいのは「個人のGoogleアカウントと対応してしまう」点です。
Googleは「担当者アカウント」を作るような運用がしづらいのです。

2020年の担当が作ったGoogle Formsのアンケートを毎年改変しながら使いたい場合、2020年の担当が翌年担当者を「共同編集者」に追加する必要があります。その次は翌年担当者が翌々年担当者を共同編集者に追加…と言う塩梅です。

組織としての成果物にしづらいツールなんです。

 

もし過去のアンケートを流用したい場合は、当時の関係者にそのアンケートを作ったのが誰かを教えてもらって、その人に「今年の担当者を共同編集者に追加してくれ」と言う依頼をする必要があります。その際に、担当者のGoogleメールアドレスまたはGoogleアカウントのメールアドレスを伝えましょう。