父母会内の情報伝達を快適にするアイデア（情報伝達ツール)

父母連執行部で実践しているお役立ちアイデアの共有です。ぜひ父母会の運営の参考にしてみてください。

父母連執行部では、メーリングリストなどを活用して、父母会の代表者の方々などに情報伝達をしているので、いくつか紹介します。

LINE公式アカウントが便利

友達同士でもPTAでも父母会でも、ほとんどの連絡がLINEになったように感じます。メールを送っても見てくれないけれどLINEなら即答してくれる、ということも珍しくありません。

でも、10人を超えるLINEグループを作ると、四方八方から返事がきて、通知が大変なことになるでしょう。

代表者から数十人のメンバーに一斉連絡をする場合「LINE公式アカウント」というサービスが便利です。(以前はLINE@と呼ばれていました)

これは、お店が安売り情報やクーポンをLINEでお知らせする機能と同じです。一般人向けの「無料プラン」を使うことができます。

LINE公式アカウントの良いところ

LINEを見ている人は多いので、おそらく大半の人が連絡をみてくれます。これ以上のメリットはありません。

普段使っているアプリに通知が来る、というのは読むためのハードルが低いです。

LINE公式アカウントの微妙なところ

2019年6月現在、iPhoneから操作できません。使いこなすにはパソコンが必要です。

誰でも友達になれます。保護者じゃない人がQRコードをたまたま見つけたら、父母会の連絡網を盗み見ることができてしまいます。見られたら困る情報は載せないようにしましょう…学校外に貼るポスターくらいの情報が目安だと思います。

1ヶ月で1000通のメッセージしか送れません。100人友達(保護者)がいる場合、全体宛に1つのメッセージをおくると100通とカウントされます。なので月間10通しか発信できません。200人いたら月間5通です。父母連の加盟世帯は1700くらいあるので、父母連から全世帯へ連絡することはできないんです。

なのでこういう風に、2段階で連絡をとってもらう必要があります。

父母連のレンタルサーバーは父母会でも利用可能です

ここからは詳しい方向けです。父母連のホームページ(ブログ)は、Xserver(エックスサーバー)という有料のレンタルサーバーを利用しています。

ブログ(WordPress)やメーリングリスト・メールマガジン、メールアカウントを利用することができます。空き容量はたくさんあるので、父母会のなかでホームページが作りたい、メーリングリストが作りたい、父母会活動に代表メールが欲しい、というニーズがあれば、父母連側から支給いたします。すでに費用は父母連で支払っているので、利用料は無償です。

メーリングリスト

こういった画面でメールアドレスを管理します。ITに詳しい人であれば特に戸惑うことはないでしょう。メーリングリストは、相互に送信しあうこともできるし、代表から一方的なメール配信をする、という使い方もできます。バックナンバーを閲覧することもできるので、引継ぎする時に便利です。

ブログ・ホームページ

WordPressをインストールして、管理画面をお渡しします。多少詳しい方がいると嬉しいですが、「IDとパスワードを入力して、ワープロのように文字を書く」だけで記事が作成できるので、そこまでITに強くなくても運用できます。

ブログの記事にはパスワードをかけることもできるので、父母会内部で(口頭やプリントなどで)パスワードを周知徹底しておけば、父母会外部の方から記事を見ることができないようにもできます。

ちょっと頑張れば、スマホから記事を投稿することもできます。紙のお便りではなく、ブログに掲載しておけば、配布の手間も減らせて、いつでもどこでも読むことができますよ。

 

ブログとLINE公式アカウントの使いこなしの例

書記やブログ係がブログ記事をパスワード付きで作成する。

LINE公式アカウントからは「ブログを更新したからみてね」という連絡を流す。

ブログには父母会関係者しか知らないパスワードがかかっているので、部外者はLINEで通知をみてブログを見ようと思っても読めない。

 

父母会でお困りのことはありますか！？

父母連会議を通じて、こういったアイデアを募集していきます

無償・有償問わず、使いやすいメーリングリストやホームページのサービスはあるのか？

大人気だったメーリングリストサービスFreeMLが2019年12月付でサービス廃止が決定したけど、いまFreeMLを使っている、どうしよう！

昨年度ITに詳しい人が導入したけど、引き継がれた人がIT詳しくなくて困っている。