父母連の配布物削減の取り組みのご紹介

この記事では、2019年度の小平学童父母連執行部で心掛けた、配布物削減の取り組みをご紹介します。普段の仕事にも使える考え方なので、ぜひ参考にしてみてください。

何をどうしたのか?

  • 紙の配布物を削減すべく、ホームページ(ブログ)で代替することにした。
  • 参加者がメモをとって自分たちの学校に伝達している手間を削減すべく、会議の議事録を執行部が作成しホームページ(ブログ)で公開するようにした。
  • 月刊誌「えがおのわ」と別途作成していた会議の進行資料(アジェンダ)を統合し、作成する文書を減らした。

どういう状況を、どういう意図で変えたのかを詳しく紹介します。

 

これまでの父母連会議で作成・配布していた文書

月刊紙「えがおのわ」→2000部弱を毎月の会議の際に印刷し、会議出席者(各学校の代表)に持ち帰ってもらい、学校で配布してもらっていた。また、外部公開を目的に、PDF版をOneDriveで公開していた。

会議出席者向けの配布資料→毎月の会議の議事進行を記載した紙を、会議出席者50名程度に配布していた。

議事録→持ち回りで指名した議事録係が会議に出席し、手書きで作成して、執行部で保管していた。

 

月刊誌「えがおのわ」は、2000部という部数を会議当日に印刷する必要があり、印刷係は早い段階で集合し、2時間弱ある会議の時間中ずっと印刷機に張り付いていました。(父母連会議の会場である小平市中央公民館には格安で利用できる印刷機があるので、印刷場所にもなっていました)

20近くある加盟校がそれぞれ「配布係」を任命して後日1世帯ごとに確実に行き渡るように配布するという、後続の手間が発生していました。また、会議終了後、各家庭に行き渡るまでに学校によっては数週間を要していたりと、父母連執行部から各世帯へのタイムリーな情報伝達ができていませんでした。

 

2019年度の執行部の考え方

月刊紙「えがおのわ」→とにかく配布の手間を減らす(配布係を減らす)べく、ホームページを使った電子版による配布を前提としました。ただ、ホームページを閲覧できない世帯が一定数いることを想定し、完全に印刷をなくさず、7−8割印刷が削減できれば良い、という考えとしました。幸い、多くの父母会が電子化に好意的で、毎回の会議の印刷枚数が7割程度削減でき、印刷時間はそれまで数時間かかっていたのが、1時間未満で終わるようになりました。

会議出席者向けの配布資料→毎月の会議直前に印刷して、出席者のみに配布していました。ただ、この資料は会議参加者しか見られないことと、内容が「えがおのわ」と重複していることに気づき、9月頃から作成を取りやめ、「えがおのわ」を唯一の会議配布資料としました。微妙に似たような文書を2つ作る手間が減りました。

議事録→その日伝えたいことは、喋っている人間が一番知っている、という考えのもと、執行部外の係の人に作成してもらうのではなく、執行部が議事録を作成し、全関係者が閲覧できるようにすべき、と考えました。そのため、会議終了後に執行部内で作成したメモを執行部メンバーでチェックしあい、ホームページ(ブログ)に公開することにしました。これにより、参加できなかった会員にも迅速に情報伝達ができるようになりました。また、これまでの議事録は執行部が代々引き継ぐ分厚いファイルに紙で保存されていたのが、ブログに掲載されることで、誰が執行部になっても即座に過去の会議の様子を振り返れるようになりました。

また、細かいことですが、はじめのうちは、Web公開版の「えがおのわ」をブログで作成後、当日印刷するためにパワーポイントを使ってレイアウトを考慮した印刷版「えがおのわ」も作成していました。ただ、これだと細かいレイアウト修正などのあまり楽しくない作業が発生したり、ブログを修正した際にパワーポイントもわすれずに修正しなければならない、という二重管理の手間が発生していたので、「ブログをそのままWordに貼り付けるか、ブログをそのまま印刷する。体裁はあまり気にしない」という取り決めをして、配布版の「えがおのわ」の作成の手間を減らしました。

 

まとめ:配布物削減と議事録の即時公開

というわけで、2019年度は紙の配布物を原則ブログで公開して、印刷・配布の手間を減らしました。副次的な効果として、誰もが素早く内容を確認できるようになったことです。

また、議事録のWeb公開により、執行部が会議の場で口頭で伝えたかった内容を、改めて自分たちの書き言葉で記録・公開することで、会議に参加できなかった方にも正確に情報伝達ができるようになりました。

会議前に会議の要旨を書き上げて事前公開する、議事録を情報伝達をしたい当事者が迅速に作成する、というポイントは、仕事でもとても有効なテクニックですので、父母連に限らず、ご自身の父母会・保護者会・PTA・職場などでもぜひ実践してみてください。

 

今後にむけた課題は、引継ぎです。今年の執行部メンバーはパソコンで速記ができるメンバーが多かったけれど、毎年そういったメンバーが執行部にいるかどうか、という懸案があります。何とかクリアして持続可能な仕組みにしたい、と考えています。

(文責:2019年度会長)