父母連執行部が2019年に活用しているITツールのご紹介
小平父母連の執行部が2019年度に使ってきた文書管理・連絡用のツールを紹介します。
幾らコストがかかっているのか、どんな目的に使っているのかをご紹介します。
基本的には執行部が内部で共有しておくべき引継ぎ資料です。
ただ、父母連だけでなくて加盟している父母会が活用できるツールやアイデアも沢山あるため、一般公開いたします。
（もっというと、関係ない父母会・保護者会・PTAで活用できるアイデアかもしれないですね）
小平の学童父母連が利用している主要なITツールは全部で5つあります。
- LINE(普通のLINE)
- LINE公式アカウント
- Googleフォーム
- レンタルサーバー(ブログとメーリングリスト)
- 父母連のグループウェア(Garoon)
1~3は無料です。基本的に個人で使うツールを父母連でも使っています。4＆5は有料なので、父母連会費で支払っています。これまで発生していた手間やお金を大幅に削減するものなので、支払った価値はあります。
順番に説明していきましょう。
1.LINE(普通のLINE)
父母連執行部の普段のやり取りはLINEグループを作って行っています。執行部メンバーが追加される場合はその人のLINEを聞いて追加します。
日々発生する細々としたやりとりは、10名ほどいる執行部LINEグループ内で連絡し合います。
他の父母会や係でもそれぞれいくつかLINEグループがあるんじゃないでしょうか。旧執行部のLINEグループがあって、新執行部のLINEグループもあって、個別に連絡をとりあって、そこで分かった内容を新執行部のLINEで共有して…ということもあるでしょう。
ただ、引き継ぎが目的だったら、旧執行部のグループに新執行部メンバーを混ぜてしまう、というのも一案だと思います。
ちなみに、LINEは「グループ」と「グループチャット」というよく似た2つの機能があります。
ノート機能やアルバム機能という便利機能があるんですが、これは「グループ」でしか使えません。もし使えない場合、単なる「グループチャット」を使っていることになって不便なので、新しい「グループ」を作り直しましょう！
2.LINE公式アカウント
父母連から「次回の会議はxx日です！」「議事録をホームページに載せたので見てね」というような一方的なお知らせをLINE経由で行うために使っています。数年前であれば、父母連からの連絡はメーリングリスト一択だったんですが、最近のLINEの普及に伴い、一方的な伝達にはLINEを併用しています。
1番で紹介した、普通の「LINEグループ」だと、全員が投稿できるので、通知の数が大変なことになります。（皆さんもそういうグループに入ってたりしませんか？）
それを防ぐため、「LINE公式アカウント」という仕組みを使っています。昔はLINE@という名前でした。LINEという名前ですが、執行部が使うのは「LINE公式アカウント」という別のアプリです。このアプリから、普通のLINEに連絡をするのです。
お店がセールの情報やクーポンを送ってくるのと同じ仕組みです。ちなみに、執行部のメンバー全員がお知らせを送ることができますが、2019年は使うのに精いっぱいで、会長だけしか送ることができませんでした。
執行部側からみたLINE公式アカウントの良さは、URLを教えれば、LINEを使っている人が勝手にフォローしてくれる点です。名前と連絡先を聞いて追加…という面倒な作業は不要です。
ただ、この良さが仇となります。誰が入っているか、把握できないんです。「入ってね」と伝えたのに入ってくれない人もいれば、知らない人がどこかでURLを盗み見てこっそりフォローしてるかもしれません。その特性ゆえに、次のように、内部の関係者に連絡の補足やリマインドをする投稿が向いています。
内部関係者しか知らない情報の補足・リマインド、などに使いましょう。例えば…
- アンケートの締め切りは明日なので、忘れずに
- 次の保護者会は1/10に開催です。周りにもお声がけください
- お子さんに資料配ったので忘れずに受け取ってください
- 議事録をホームページに載せたので見てね
などなどです。これなら悪い人が受け取っても、悪いことはできないですよね。
なお、だれが見ているか把握できないので、自分の住所や連絡先、子どもの情報（名前やクラスや写真）などは投稿しないでくださいね。
ちなみに、父母連が使っているのは無料プランです。100～200人に通知を送るのにむいています。1000人以上に通知を送るには有料プラン(年額6万円)に入る必要があるので、父母連加盟全世帯には使わず、各父母会の代表や父母連係、合計90名ほどに通知を送るために使っています。
3.Googleフォーム
Webアンケートを作るときに使うツールです。
父母会内でアンケートを行ったり、名簿を作るときに使ったり見かけたりするでしょう。
便利な点は、紙のアンケートの集計の手間が劇的に減らせるので、これ無しに円滑な父母連業務を行うのは困難です。
使いこなすのが大変な点は、必ずアンケートを作る人が「Googleアカウント」を作る必要があります。なので、引き継ぎしづらいと感じているひともいるでしょう。
ただ、これは「共同編集者」に引継ぎ相手を追加すれば、設定画面をそのまま誰かに見せることが可能です。
旧執行部のAさんが作ったアンケートを、新執行部のBさんに引き継いで、Bさんが翌年も同じアンケートを使いまわしたい場合があるでしょう。
まず、Aさんが作ったアンケートの共同編集者に、Bさんを追加します。そしたらBさんもアンケートを編集できます！
（Bさんだけじゃ作業が不安なら、CさんやDさんを追加しても良いんです）
「オーナーの委譲」をすれば、最初に作ったAさんが編集できなくするようにもできるようです。
https://support.google.com/drive/answer/2494892?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja
4. レンタルサーバー（ブログやメーリングリスト)
急に難しい単語が出てきます。すごく簡単にいうと、fubnoren.orgというアドレスを使って、メールアドレスを作ったり、ホームページやブログを作る仕組みです。
2019年から父母連では、お便りの電子化をすすめています。これは、2000世帯近くいる父母連関係者に紙でお便りを配るのではなく、ホームページ（ブログ）を見てねって伝える仕組みです。
また、100人近くいる父母連役員・関係者に一斉にメールを送るためのメーリングリストの仕組みもこのレンタルサーバーを契約していることで実現しています。
Xserver(エックスサーバー)のX10プランを契約していて、年間15,000円＋消費税を払っています。この費用が妥当かどうかは、また別の機会に説明します。
こういう父母会の方がいたら、ぜひ父母連にご一報ください。追加費用0円で仕組みをご提供できます。
- 父母会でも父母連みたいなホームページを作りたい
- 父母会のメーリングリストを作りたい
- 引継ぎできる父母会用のメールを作りたい
5.父母連のグループウェア(Garoon)
グループウェア、という言葉を初めて聞く人もいるでしょう。
実際に顔を合わせないで何とか仕事を知る仕組みです。昔存在した無料サービス「サイボウズLIVE」みたいなものです。限られたメンバーだけが閲覧可能な掲示板や、ファイル共有の仕組み、スケジュールが利用できます。
役員の引継ぎ資料を保管して、引き継ぎにつかってもいいですし、議事録や意思決定の過程を記録しておけば、後世の役員がこれまでの経緯をなぞって、戸惑うことがへるはずです。
関係者しか閲覧できないので、ホームページやブログに載せられない内部情報を記録するのにむいています。
当初は、父母連役員のみが使える仕組みにする予定でしたが、どの父母会も引継ぎには苦労すると思いますので、父母会の方も使えるようにします。1校あたり20名を上限に、新旧役員が見られるようにします。
サイボウズ社のGaroon(ガルーン)というサービスを使っています。
モバイルアプリも一応あります。有償サービスですが、非営利団体向けの廉価プランで年間9800円＋税金を父母連会費から支払っています。
昨年までの執行部は父母連会議の円滑な遂行のために、自腹でファミレスに集まって準備(会議)をしていました。あまりの理不尽さゆえに、今年からは「会議費」が予算に含まれるようになりました。ただ、今年の執行部は極力会議を減らす方針だったので、集まらずに議論ができる仕組みにお金を払うことにしたのです。
注意点：LINEを使っていない人、パソコンやスマホが苦手な人に配慮しましょう
最近のスマートフォン・LINEの普及はめざましいものがあります。
忙しい学童保護者の手間を減らすためには、時々発生する連絡に、ITの力を活用するとすごくラクになります。
ただ、それでもスマホやパソコンを持っていない人や、LINEを使っていない(使いたくない)人も若干名いらっしゃいます。
だからといって、若干名に合わせて「誰でも使える紙と対面のコミュニケーションしかしない」だと、手間はいつまでも減りません。LINEが使えない人のためにメーリングリストを併用する、家にスマホもパソコンも無い人には紙を渡す、など、別の手段を併用しながら、大きな手間をITで減らす、という考えを持っていただきたいと思います。
以上、父母連で使っているツールの解説をお届けしました。
父母連の活動を引き継ぐ際の参考にしたり、自分たちの父母会のやり方を改善するためのヒントになれば幸いです。
