紙の配布物を電子化するメリットについて

2019年度の小平市父母連の総会で、各クラブの父母会の取り組みで「配布物の電子化」というキーワードが4〜5校くらいから上がっていました。

興味を持たれているかたも多いトピックだと思いますので、紙の配布物を無くして電子化するメリットや、その考え方についてまとめます。(筆者は2019年度の父母連の会長です)

なお、これは父母連活動にかぎらない一般的な話です。

配布物の電子化の手法

「配布物の電子化」にどんな手法があるか、思いつく限り書いてみます。自分が実践しているわけでなく、想像で書いているものも含まれます。

 

紙で書いたお便りを写真やPDFにする

→パスワード付きのWebサイトで公開したり、メーリングリストに添付したり、ファイル共有ツール(OneDrive、Dropboxなど)で共有する、という方法があります。

 

お便りをメーリングリスト・メールマガジンで送る

→メールの本文にお便りの内容が書いているものです。発信者が一方的に送付して返信を受け付けないものはメーリングリストと言わずにメールマガジンと言うかもしれません。メールのBCC欄に関係者をひたすら入力してメールで送りつける方法もあるでしょう(ただ、それをやると迷惑メールやスパムメールだと判定されてメールアドレスが使用停止になるかもしれません)

 

お便りをブログ・ホームページに掲載する

→PDFや写真と近いけれど、あなたが今見ているこのページのように、記事にするやり方です。

LINEで送る

→やる人は少ないかもしれないけれど、関係者全員にLINEで送ることもできます。

他にもトリッキーな方法があるかもしれないけれど、私が思いついたのはこれくらいです。

 

配布物を紙で行うことで発生する負担

紙でお便りを配る事による負担を挙げてみましょう。

紙や印刷にお金がかかる:会計報告などにも掲載される情報なので、目に見える金銭的コストです。

印刷をするための係が必要:印刷代を浮かせるため、学校の印刷室を活用すべく、「平日・学校が空いている時間に学校へいって印刷をする」という係が必要です。仕事を休まないとこなせない仕事だったりします。

印刷したプリントを子どもたちに渡す係が必要:学校であれば、クラスごとに枚数を数えて担任の先生経由で配ってもらう事でしょう。学童だとそれができないので、学童の先生・指導員経由で配ることになります。学童は全員が毎日登所してくるわけでは無いので、一律配るわけにもいかず、多くの学童では「プリントに1枚ずつ名前を書いて(名前シールを貼って)」渡してもらうことになったりします。そういう係をすると、それなりに時間がかかります。

印刷したり配布したりするために、保護者が少なからぬ時間をかけて作業する必要があるため、紙代・印刷代に加えて、数値で見えづらい親の手間が発生していることがわかります。

そして、ここまでやった親の苦労を知らない子どもたちは通学路でプリントを紛失したり、カバンやロッカーの奥底でクシャクシャなまま埋もれさせたりします。

配布物を電子化すると減らせる負担・発生する負担

配布物を電子化すると、紙を印刷したり、子どもに手渡しで配ったりする手間が減ります。紙代も印刷代もかからなくなります。

その代わり、電子化するための仕組みを作ったり、もしかするとその仕組みにお金を払ったりする必要があるかもしれません。

また、メール・メールマガジンなどの仕組みを使うためには、関係者のメールアドレスを全て聞く必要があります。紙を配ってメールアドレスを書いてもらって、それをひたすらパソコンに打ち込んだりすると、かなり手間です。打ち間違い、パソコンからのメールをブロックする設定にしている人などがたくさんいて、苦戦することがあるでしょう。

方法によっては、「パソコンを持っていてインターネット契約をしている人」じゃないと実現できないものもあるでしょう。これまで手書きのお便りを印刷していた人が出来ない仕事になるかもしれません。

 

配布物の電子化で留意しないといけないこと

電子化する・しない、は誰のどんな負担を無くして、どんな効果を得たいのか、見極めてやることが大事です。

現状、紙の配布物がどんな状態になっているのか、冷静に見極めてください。例えば、「作成する負担が高く、係のなり手が毎年いない。おまけに学校からの配布物が多いのでせっかく作っても読んでくれている人が少ない」とかだったら、絶対に無くすべきです。

電子化の手段によっては、今年の担当者はできるけど来年の担当者に出来るかわからない、と言うこともあります。シンプル・簡単な方法にしましょう。

「あの人はパソコンもスマホも持っていないから、電子化したらダメだ!」みたいな声も出てくるかもしれません。大多数がOKなら良しとするのか、少数の声を尊重するのか、判断基準を持ってください。(ちなみに、数名が紙が必要ならば、コンビニや家で10枚印刷してもせいぜい100円なので、「どうしても紙で欲しい人に印刷する係・印刷予算」を作ったって、全体の負担は随分減らせるともいます。下手すると「10名程度だったら、印刷・切手代を負担して自宅に郵送したとしても、全員分を印刷するより安い」と言うこともあるので、冷静に費用と手間を考えてみましょう。

 

「学校には副校長先生に印刷したものを渡すことになっています」みたいに引き継がれているかもしれません。でも、忖度して紙で渡すまえに「印刷しないとどうなりますか?」と一言聞いてみてはいかがでしょうか。もしかすると先生も紙に埋もれているので「パソコンでいつでもみられます」と言った方が喜んでもらえたりするかもしれません。(その方の性格や学校の設備に依存するので、都度確認してみてください。)

 

 

小平市父母連では、みなさまの父母会活動を効率的に行えるための情報発信を心がけていきますので、時々ブログをチェックしに来てくださいね。

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