2020年2月の父母連会議の議事録（後半）

2020年2月15日に小平市中央公民館で開催された父母連会議の議事録です。参加できなかった関係者の方はぜひご覧ください。
会議の議題については、「えがおのわ2020年02月」をご覧ください。

前半(父母連執行部からの伝達事項と、来年体制に関する議論1～9まで)は、前の記事をご覧ください。

10.各校の父母会の引継ぎや新年度準備に向けた情報交換

5分の休憩をはさみ、任意参加の情報交換タイムを開催しました。

どこの学校でも共通で参考になるような情報を簡潔にメモしました。

問：個人情報保護法の関係で、入退所した人を把握しづらい

入所説明会の際に父母会の説明を行うついでに連絡先を教えてもらうけれど、そのあとは途中退所・途中入所の情報が入ってこない父母会が多いようです。

個人情報保護の考え方がクラブごとにまちまちのようで、指導員さんが入退所者を教えてくれるクラブもあれば、定期的に靴箱の名前をチェックして児童の増減をチェックしているという学校も。

注目を集めたアイデアは、3月の入所説明会の際に「学童指導員経由で父母会に連絡先を教えて良い」という一筆を書いてもらって、以降は指導員の先生方と保護者の連絡先をやりとりする、という運用でした。

父母会費をもらっていないと、父母会からのプレゼントを渡せないルールを作ってしまっているがゆえに、途中入所して父母会費を回収しそびれた子どもがいると、学童の先生から渋い顔をされる（この子だけプレゼントがないのかってなるので）こともあるようです。

また、退会した人には在籍期間に応じて父母会費を返還する仕組みをつくったのに、執行部がしらないところで退会して返金するタイミングを逃してしまうことがある、という学校もいました。

（LINE Payなど最近流行りの個人間送金の仕組みを使えば、もしかして楽になったりしないんですかね…)

 

問：来年度の保護者向けのメーリングリストをつくりたい…

小平父母連で契約しているサービスをつかえば、各父母会のメーリングリストを作ることができます。ただ、メールアドレスを集めるのがメチャクチャ大変だと思います。

・メーリングリストは、追加・削除をしていくと年々削除漏れが発生していくので、毎年作り直した方がいい気がします。

・docomoのメールアドレスは経験則的にメーリングリストのメールが届きづらいので、極力避けてもらった方が良いです。

・Google Formsに名前とメールアドレスを入力してもらう欄を入れて、URLをQRコードにして、入所説明の際に配布してその場で入力してもらうとよいです。Google Formsで集計するのではなく、「回答をスプレッドシートに表示」というボタンを押して、設定をすると、回答をGoogle Sheet(Excelみたいなもの)に集めることができます。

・LINE公式アカウントというアプリを使うと、LINEのメーリングリストみたいなものがつくれるので、この時代はメーリングリストよりもその方がいいかもしれません。ただ、参加・退出を制御できないので、父母会関係ない人が入ってしまうリスクもあります。個人情報とか流さないよう気を付けて使いましょう。（受け取る側はLINEですが、LINEとは別のアプリなので気を付けてください。複数人で管理できます）

 

問：引継ぎ資料が多い、紙だったりUSBメモリに入ってて受け渡しが面倒

父母連では、サイボウズのGaroonというツールを使っています。ただ、そこまで使いこなせていません。ファイル管理ができるので、USBメモリを使うよりは良いかもしれません。利用者上限には程遠いので、使ってみたい父母会がいれば、追加費用0円利用できます。父母連執行部までお声がけください。

父母連の係に代々伝わる分厚い書類もほとんど現在該当しない紙が多いですね。。

父母連は、マニュアルや文書のなかで、外部の方が読んでも問題ないものは、開き直ってブログ（このサイト）に載せるという手段をとっています。（例えば小平父母連の会則とか）これなら、確実に次世代に渡せます。また。関係ない人が「へえ、これは良いやり方だな」と参考にできるという副次的な効果もあります。マニュアルを公開しちゃうという手法もひとつの選択肢にいれてみてはいかがでしょうか。

よく「前の担当者が作ったGoogleフォームが引継ぎできない」って困っている方を見ますが、そんなことはないです。Googleフォームは共同執筆者っていう考え方があって、次の担当者を「共同執筆者」に追加しておけば、その人も編集できるので、引き継げます。（共同編集者になっておくと、そのフォームを「複製」することもできます。

 

などなど、色々と具体的な議論が出ました。