2019年度執行部ふりかえり(渉外部)

小平学童父母連の執行部は、2019年11月16日に執行部会議を行い、半年間の振り返りと、今後の活動に向けた議論を行いました。この記事では「渉外部」の振り返りを記載します。
※あくまで議論の列挙であり、現時点で何かを決定するものではありません。

就任から引き継ぎまで

現在、渉外部は部長校・三多摩フォーラム係・三多摩会議係・保育誌係、と4つの係に分かれていて、係ごとに複数の学校で割り振っている。

輪番制により今回部長校が事前に決まっていたが、それ以外の係は4月の父母連会議当日に決定した。

4月の父母連会議の時間に部長校引き継ぎが行われるのが理想だったが、係り決めに時間がかかり、部長校引き継ぎは後日実施していた。

渉外部の業務の振り返り

＜2018年度に行われていた活動＞
・小平市との意見交換会の設定(関係者招待、要求書作成・取りまとめなど)
・毎月各地で開催される三多摩会議へ交代で出席する
・保育誌の定期購読取りまとめ（支払いおよび購入者への配布)
・三多摩フォーラムの運営サポート、およびフォーラム参加者の取りまとめ

＜今年の活動と昨年までの活動の違い＞
・原則前年度の活動を踏襲したが、今年は意見交換会の準備を執行部総出で行った。

 

【渉外部の業務について執行部内で出た議論】
「作業の方法」の引き継ぎは行われたが、「その作業を行う目的」の引き継ぎは不足していた。何のために・いつ何をやるのか、という観点の引き継ぎがなかった。

性質の違う仕事があれこれ「渉外部」にまとまっているような気がする。

三多摩フォーラムは、参加者から好意的な声が多かったので継続参加はしたい。ただ、係の負担としてはそれなりに大変だった。

今年は、前年度執行部から「各学校で数名参加必須で」という動員依頼が出ていた関係で、本年度執行部が参加費および交通費をみなし手当で精算した。(そのため、想定外の出費が出た。来年以降は任意参加として、出費は減少する予定)

父母連の活動は渉外部長含む執行部が詳しいが、三多摩会議には執行部ではない三多摩会議係が出席してきている。ただ、三多摩会議を運営するメンバーとしては父母連の活動に詳しい執行部の出席を求めている節があった。

2020年度の渉外部の目指す姿

全て「こういう考えはどうか」と議論した内容であり、決定事項ではありません。

案１：三多摩会議出席係の廃止

実際に執行部メンバーが三多摩会議に参加した結果、毎月無理に出席しなくても問題ないような内容という印象を受けました。配布物の持ち帰りや伝達事項をメモしていただいていましたが、執行部が参加できるタイミングで参加するか、伝達事項をメール等で三多摩会議運営メンバーから送付してもらうだけで十分という認識を持ちました。

毎月遠方で開催されること(国立市で開催されることもあれば、町田市で開催されることも）から、出席する保護者の負担は大きいと判断します。

メモをとるだけのために月に1度、貴重な日曜の午後を費やして遠方の会議に参加することは、極めて保護者の負担が高いため、三多摩会議出席係は廃止の方向で行きたいです。

案２：雑務の集約と削減

「渉外部」という名前から、何かしらの専門知識をもつメンバーで行う印象がありますが、実態は「セミナーの参加申し込みの取りまとめ」「雑誌の購読取りまとめ」「会議室の予約」など、他の係の雑務とまとめることもできるように思いました。「渉外部」という括りを見直して、一番良い分担を探究していこうと考えます。(継続議論)

具体的には、市内の雑務(会議室の確保、小平市との意見交換会の招待状作成など）と、三多摩会議に関連する雑務(フォーラム申し込みの取り纏めなど)に分ける案がアイデアとして出ました。

 

渉外部では、毎月父母連の月刊誌である「えがおのわ」を市議会議員に配っています。ただ、本年度より印刷して保護者に配布する手間を極限まで減らすべく、「えがおのわ」の電子化を進めています。保護者向けの文書をわざわざ印刷して市議会議員に渡すための保護者の負担を考えると、「このWebサイトに掲載しているので読んでください」という案内を出すだけで十分ではないか、という意見が出ました。(継続議論)

 

 

発言をした個人を特定されるのは本意ではないため、記載内容は当日出席していたメンバーの意見を混ぜて掲載しています。また、記載内容は全て今後父母連会議などで議論・採択していくものであり、執行部内の議論で決定したものではありません。あくまで途中経過・執行部が考えていることの共有を目的としたものです。