2019年度執行部ふりかえり(書記部)

小平学童父母連の執行部は、2019年11月16日に執行部会議を行い、半年間の振り返りと、今後の活動に向けた議論を行いました。この記事では書記部長校の振り返りを記載します。

就任から引き継ぎまで

4月の会議で、輪番制の担当校として、書記部長が決定し、その他の書記部補佐の学校も決定した。総会前に、予め決定していた新会長と事前に面談をして、新執行部の方針などを議論していた。

業務の振り返り

昨年までの書記部の仕事
・「えがおのわ」の印刷…毎月2000部程度を印刷し、会議参加者経由で各学校に配布依頼をしていた。
・会議の議事録作成や、「えがおのわ」の作成(パソコンで書類を作る)は書記部や副会長で分担していた。

 

今年の書記部の仕事
・書面版「えがおのわ」の制作(文章は会長が作成していた)
・父母連会議の議事録作成と公開(ブログに掲載)
・「えがおのわ」の印刷（印刷枚数は2000枚だったのを500枚に削減できた。次年度もこれより減る想定)

2019年度から変わったこと
・「えがおのわ」を電子化したので大幅に印刷する枚数・時間が減った。
・会議に参加できなかった人たち向けに詳細な議事録を作成するようになった。

 

※今年度は移行の年だったので、新しくブログを運営するにあたり、ITに明るい会長がえがおのわのWeb版の制作をしています。将来的に会長の仕事に留めるつもりはありません。

 

2020年度に向けて、どうなっていくべきか？

ブログの登場で、配布物の印刷枚数が大幅に減り、書記の仕事は大きく変わった。ただし、印刷担当者が会議ごとに変わるので、書記部長が毎回引き継ぎを担当者に行うので、効率が悪いと思っている。

印刷部(配布物を印刷・配布する係)と書記部(議事録を作成したりブログを執筆したり)は別の係だと思う。

書記部の引き継ぎ活動に限らず、あらゆることが「ぶつ切り」になってしまうのはよくないなと思う。