会計引き継ぎ資料

2018-2019年度の会計担当者の引き継ぎ資料を参考に、2022年時点の実態に合わせて新規作成。

通帳と口座の管理・引き継ぎ (会計ではなく会長のタスク)

父母連は「小平市学童クラブ父母連絡会」名義のゆうちょ銀行の口座を持っています。

会則によって、父母連の所在地は「会長宅」になっています。

そのため、父母連会長の身分証明で、父母連名義の口座が開けるのです。

口座の代表者は、父母連会長ですが、父母連名義の印鑑が銀行登録されています。(父母連という四角い印鑑があります。会長個人の印鑑は使いません。)

新会長は、就任後、前会長または会計から通帳・印鑑・カードを受け取り、郵便局の窓口で名義変更をしてください。

必要なのは会則と、新年度の執行部メンバーの名簿です。(会長副会長の名前が書かれた簡易なもので構いません)

ゆうちょ銀行の「団体(人格なき社団)名義の口座の代表者異動」を参考に手続きをしてください。(最寄りの郵便局担当者に確認するのが確実です)

https://faq.jp-bank.japanpost.jp/faq_detail.html?id=10150

クラブの会則はこのページを印刷するなどしてください。

小平市学童クラブ父母連絡会 会則

名義変更が終わったら、会長は通帳カード印鑑一式を、会計担当者に渡してください。(不正や誤解を避けるため)

会長は口座の名義人ですが、口座の現金の出し入れ・精算は会計が行います。

父母連の入金と出金

2020年以降、父母連の運営で発生する費用はほとんどありません。

2019年までの父母連の入金・出金は、主に以下の内容がありました。

  • 運営会費の集金(収入)…加盟クラブからの父母連活動費の徴収です。
  • 保育雑誌(日本の学童ほいく)の年間購読
  • 三多摩フォーラム(三多摩連協のイベント)の参加費
  • 三多摩連協の加入費の支払い
  • 総会議案書の印刷
  • 行事参加に関わる傷害保険の支払い
  • 全国学童保育研究集会の出席者交通費・宿泊費の立て替え
  • 毎月の父母連会議の配布物印刷
  • 毎月の三多摩連協会議への出席者交通費
  • 父母連ホームページの運営費(レンタルサーバー)

2020年以降、コロナ禍により、対面での父母連会議・三多摩連協会議が開催されていません。それでも運営が行えていることから、今後は毎月の会議が開催される可能性は低いです。よって、会議出席交通費や配布物の印刷費用が発生する可能性は極めて少ないです。

主に毎月行う会計事務作業

コロナ前は、毎月何かしらの会議が行われ、交通費や印刷代の清算が行われていました。今後、実務が発生する頻度は低いですが、これまでのやり方は次のとおりです。

立て替え金の支払い

父母連を代表して他の会議に参加する場合や、備品の購入を行う方には、一旦費用を立て替えてもらい、後日支払いをしていました。

そのため、会議の都度、会計担当者(複数名で分担)が現金を持ち歩いて会議に出席します。

  1. 会議出席者に対し、立替清算がないか声がけをする
  2. 会議参加前に領収書またはレシートを受取る。費目不明な場合は口頭補足いただき、メモ書きをする。
  3. 領収書のない清算は、会計担当が出金伝票を作成し、費目を記載する。
  4. 会議中に領収書を集め、支払い単位(学校または個人)でまとめ、金額を封筒に入れて立て替え者の名前を書く。金額は誤りのないよう2名以上でチェックする
  5. 領収書は科目ごとに台紙に貼り付け、出納帳に日付・摘要・支払い金額・差引残高を記入する
  6. 会議終了後、立替者が帰る前に立替金を入れた封筒を渡す
  7. 会議終了後、残金の確認を行い、出納帳と残金照合を行う。ミス防止のため2名以上で確認する
  8. 毎月の会議で清算が行えるよう、手元の現金残高が3万円以下になったら会計部長経由で口座から引出し補充する。

主に年に1回行う会計事務作業

会費の支払いは年に1回だけ発生します。

父母連会費の振り込み(入金を受ける)

コロナ禍を経て、父母連の運営費が大幅に減り、当面の間父母連会費の振り込みは行われないかもしれません。これまでの手順は次のとおりです。

  • 4/1時点の参加世帯数に応じて、父母連会費を決める。(例:100世帯いる学校は45,000円)
  • 学校ごと(クラブごとではない)に父母連会費の納入をお願いを伝える
  • 父母連口座(番号はここには掲載しない)に各校が手数料負担で振込を行う
  • 振込人は「〇〇小学校」とし、4/1時点の世帯数を合わせて記載する (例:AB小学校、100世帯なら→ABショウ100セタイ)

三多摩連協の会費支払い(支払う側)

小平の父母連は、近隣自治体の父母連が加盟している「三多摩連協」に加盟しているため、年会費を払っています。

会計担当者は、三多摩連協から連絡される会費(過去実績は29,000円/年)を期日までに口座振込で支払います。手数料はこちらの負担です。

次年度予算作成と会計監査

コロナ禍で必要な費用がほとんどないことと、支払い費目もほとんどないことから、実務は少ないことが予想されます。

参考までに2019年までの作業を掲載します。

決算期は4/1〜3/31とする

3/31以降、決算書類として会計内訳・決算・予算案・予算案解釈・決算監査を作成する

 

過去の予算の出来事の列挙

あまり覚えておかなくてもいいことですが・・・

  • 2019年度までは、レクリエーションや運動会があり、保険含めた費用が結構大きかった。
  • 2019年頃まで、執行部役員が集まって会議をするためにファミレスなどに(自腹で)集まっていたが、それなりに頻度が多いので会議費計上しようという話になった、が使うことなくコロナ禍に突入した。
  • 毎月の父母連会議(各校の代表者数名が小平中央公民館に集まる)では、参加者の子どもを保育していた。父母連の保育係による素人保育で、飲み物やおもちゃを購入していた。
  • 学童保育の保護者の全国的な集まりが年に1回、全国都道府県持ち回りで開催され、そこに小平から参加者を派遣するための交通費宿泊費を予算確保していた。毎年10万円以上確保していたが利用実績が極めて少なかった。